Plan para huracanes en Florida para hospedaje y cuidado de perros: evacuación, documentos y aviso a clientes

Usted cuida perros ajenos, y una tormenta puede avanzar más rápido que sus llamadas. Casi todo el trabajo se hace en papel, un día tranquilo de primavera.

El Departamento de Salud de Florida en el condado de Martin indica que la temporada de huracanes del Atlántico va del 1 de junio al 30 de noviembre. Tome el 1 de junio como su fecha límite. La agencia estatal dice que un plan de continuidad puede reducir el impacto de un desastre, y le pide pensar en empleados, clientes, acceso al local, carreteras cerradas y comunicación limitada. Su plan debe nombrar:

• La dirección del local, su zona de evacuación, su exposición a inundación o marejada ciclónica y otros peligros del lugar.
• Lo que activa cada paso: una orden oficial de evacuación y las condiciones del local que lo llevan a cerrar, mover perros o llamar a los clientes.
• Un destino principal fuera del área amenazada y uno de respaldo.
• Una ruta principal, una de respaldo y qué hará con el combustible y las carreteras cerradas.
• Una lista de transporte perro por perro, con vehículos, jaulas, choferes y cuidadores.
• Una persona que toma las decisiones, el personal que se presenta y el personal de respaldo.
• Los contactos de cada cliente, un contacto alterno y la autorización escrita para cada perro.
• Registros, provisiones, pasos para cortes de luz e inundaciones, una forma de comunicarse sin teléfono y un registro de entrega de perros.

Su condado define su zona y sus procedimientos locales, así que empiece por su oficina de manejo de emergencias. La agencia estatal tiene una página con los enlaces de manejo de emergencias de cada condado, y las reglas y operaciones cambian de un condado a otro.

La página Make a Pet Plan de la agencia estatal recomienda un destino seguro, de preferencia fuera del área inmediata de evacuación. Entre las opciones nombra hoteles y moteles que aceptan mascotas, amigos o familiares fuera del área afectada, y residencias caninas y veterinarios que puedan alojar animales. Los refugios de animales locales quedan como último recurso, porque pueden estar ya saturados. El Departamento de Salud de Florida en el condado de Brevard también menciona residencias comerciales, familia y amigos como opciones que conviene arreglar con tiempo.

Para un negocio, que un lugar "acepte mascotas" no basta. La agencia estatal pide revisar de antemano los límites de cantidad, tamaño y especie. Pida a cada destino que confirme por escrito cuántos perros suyos recibe, de qué tamaños, si puede alojar por separado a los perros que no conviven, y qué necesita de usted al llegar. Luego reserve un respaldo en otra dirección, para que una sola carretera cerrada no lo deje sin salida.

Yo también le preguntaría a cada destino qué pasa si cancela, y lo anotaría junto a su teléfono.

Arme una lista de transporte que asigne a cada perro un vehículo, una jaula o transportadora y un cuidador. La agencia estatal pide correas, arneses y transportadoras resistentes, y advierte que un animal estresado puede entrar en pánico, esconderse, escaparse, morder o arañar. Marque en la lista a cada perro con advertencias de manejo o historial de fuga.

Cuántos perros caben con seguridad en cada vehículo es un cálculo suyo. Escriba esa cifra y sume un vehículo o un chofer de respaldo por si alguien no puede llegar.

La página de la agencia estatal para hacer un plan de evacuación trata las zonas, las rutas y los destinos. Trace una ruta principal y una de respaldo hacia cada destino, y decida de antemano cuándo llenará los tanques.

La página de mascotas de la agencia estatal recomienda guardar medicamentos, registros médicos y un botiquín en un recipiente a prueba de agua, junto con fotos actuales, horarios de comida, condiciones médicas, problemas de conducta y los datos del veterinario. El Departamento de Salud de Florida también insiste en la identificación, los registros médicos y de vacunas, y el almacenamiento a prueba de agua.

De cada perro, reúna y mantenga al día:

• Nombre completo del dueño, dirección, teléfono, correo y un contacto alterno.
• Un contacto de emergencia que pueda tomar decisiones si no localiza al dueño.
• Autorización escrita para transportar al perro y para alojarlo en el destino alterno que usted nombra.
• Instrucciones de entrega y reencuentro, y lo acordado si el dueño no puede volver en la fecha prevista.
• Certificado de rabia y registro de vacunas al día, historial médico y datos del veterinario.
• Instrucciones de medicamentos, incluso cómo guardarlos y darlos, tal como las entregan el dueño y el veterinario.
• Horario de comida, restricciones, alergias, notas de conducta, riesgo de fuga y advertencias de manejo.
• Una foto reciente del perro, y los datos del microchip y la placa.
• La forma preferida del dueño para recibir noticias.
• Autorización y datos de contacto para un traslado de emergencia al veterinario.

Pida que revisen su formulario de autorización según sus servicios y los requisitos locales. Guarde una copia a prueba de agua que viaje con el perro y otra copia en otro lugar. El IRS recomienda respaldos electrónicos y duplicados guardados lejos del local principal.

Ponga una política escrita para tormentas en sus documentos de reserva y vuelva a enviarla antes del 1 de junio. Diga cuándo cierra, qué activa un traslado, quién decide, adónde irían los perros, cómo enviará noticias, qué necesita del cliente (contacto de emergencia, autorización firmada, registros al día) y cómo funciona la recogida o el reencuentro. Aclare que las opciones de refugio público dependen del condado y de cada evento. Si cobra por cuidados extra durante una tormenta, el monto y las condiciones van en su contrato; pida a un abogado que revise ese texto.

Cuando se acerque una tormenta, use un mensaje que ya tenga escrito. Diga qué está pasando, cuándo enviará la próxima noticia y cómo localizarlo si fallan los teléfonos.

Para clientes que buscan "plan de emergencia para perros en Florida" o "documentos de emergencia para mi perro", el estado publica una Guía de Huracanes en español que cubre el plan para mascotas, refugios, hoteles, residencias y provisiones. También sirven la página de Ready.gov sobre preparación para huracanes y las guías en español de los departamentos de salud de Pasco y Sarasota.

La página de negocios de la agencia estatal dice que, durante un desastre, debe revisar su plan de continuidad, confirmar que sus empleados conocen sus tareas, seguir la información de manejo de emergencias, asegurar el local y cumplir las órdenes locales de evacuación.

Sobre quedarse, la agencia es clara: si las autoridades locales ordenan evacuar y usted decide permanecer en su negocio, los equipos de emergencia no podrán atenderlo durante el desastre. Agrega que el negocio y sus empleados quedarán por su cuenta hasta que pase la tormenta y los equipos puedan asegurar la zona. Con perros de clientes en el local, los perros salen con las personas responsables de ellos.

La página de mascotas de la agencia también pide no dejar mascotas atrás, porque pueden no sobrevivir y no ser encontradas después. Si usted cuida perros en casas de clientes, la misma regla vale para cada casa de su ruta, y por eso la autorización escrita para trasladar al perro pesa tanto.

A medida que salen los perros, anótelo todo: qué perro, qué vehículo, qué cuidador, a qué hora salió y a qué hora llegó.

Planifique cada falla por separado.

Comida y agua. La lista de provisiones para desastres de la agencia estatal incluye comida y agua para mascotas por al menos siete días. Multiplique eso por sus perros y por la duración que planifica; el total es un cálculo suyo, no una regla estatal. Cuente también a su personal.

Electricidad y refrigeración. Anote qué medicamentos necesitan frío y cómo los mantendrá fríos. Si piensa usar un generador, pregunte a la oficina de construcción de su ciudad o condado por los permisos antes de instalarlo.

Calor. Sin aire acondicionado, un local lleno de perros se calienta. Decida de antemano en qué punto mueve a los perros en lugar de esperar.

Inundación. Conozca su exposición a inundación y marejada ciclónica, y no planifique rutas ni áreas de espera por zonas bajas.

Comunicación. Guarde copias en papel del plan, de la lista de perros y de los contactos de cada cliente. Cargue teléfonos y baterías con tiempo, y acuerde con su personal dónde reunirse si nadie puede llamar.

Cifras para tener a la vista junto al plan:

La página de la agencia estatal sobre refugiarse con una mascota dice que la mayoría de los refugios públicos de emergencia no aceptan mascotas, aunque sí aceptan animales de servicio. Puede haber refugios que aceptan mascotas, pero hay que identificarlos con tiempo; si ninguno sirve, busque alternativas. La página de refugios del estado enlaza la información de cada condado y el estado actual de los refugios abiertos, que cambia con cada evento.

Un refugio para mascotas de familia quizá no tenga lugar para un negocio de hospedaje, así que pregunte directamente a su condado.

La State Assistance Information Line (SAIL), 1-800-342-3557, se activa durante una emergencia; el resto del tiempo solo hay un mensaje grabado. Mientras está activa, sus operadores informan sobre cierres de carreteras y rutas alternas, refugios abiertos en condados anfitriones o afectados, refugios para necesidades especiales, hoteles y moteles que aceptan mascotas, y el regreso a la zona.

Antes del 1 de junio, llame a la oficina de manejo de emergencias de su condado y pregunte:

• ¿En qué zona de evacuación está esta dirección y qué la activa?
• ¿Qué rutas y rutas alternas recomiendan?
• ¿Qué refugios que aceptan mascotas esperan abrir, y reciben solo mascotas de familia o pueden ayudar a un grupo de un negocio de hospedaje?
• ¿Hay transporte de evacuación para animales, y quién califica?
• ¿Tienen procedimientos para residencias caninas, guarderías o cuidadores de mascotas?
• ¿Qué registros o identificación piden, y hay límites de cantidad o tipo de animales?

En esas mismas llamadas, pregunte por sus reglas locales. Estas reglas cambian entre una ciudad, un área no incorporada del condado, un distrito de control animal y una asociación de propietarios. Dé a cada oficina su dirección exacta y la cantidad y el tipo de perros que tiene:

No regrese hasta que las autoridades locales lo permitan; la página de negocios de la agencia estatal pide seguir sus instrucciones de regreso.

Al volver, revise el local en busca de peligros antes de entrar con los perros. La agencia pide documentar los daños, tomar fotos o video antes de reparar si es seguro hacerlo, avisar a su aseguradora y contratar contratistas con licencia certificados por su jurisdicción local y por el estado. Lo que cubre su póliza se lo confirma su aseguradora.

El reencuentro depende de los registros que preparó en junio. Compare a cada perro con su foto y los datos del microchip, entréguelo solo al dueño o al contacto autorizado en el expediente, y anote quién lo recibió y cuándo. Si un dueño no puede volver en la fecha prevista, siga el acuerdo que firmaron.

Estas respuestas cubren cuándo trasladar a los perros hospedados, qué decirles a los dueños antes de la temporada y los permisos locales.

Según lo que activa cada paso en su plan: una orden oficial de evacuación para su zona, o las condiciones del local que usted definió, como la exposición a inundación o un corte de luz que no puede manejar. Deje tiempo suficiente para cargar a todos los perros y llegar a un destino ya confirmado. La agencia estatal dice que un negocio que se queda tras una orden de evacuación queda por su cuenta hasta que los equipos de emergencia aseguren la zona.

Cuándo cierra, quién decide un traslado, adónde irían los perros, cómo recibirán noticias y cómo será la recogida. Pídales una autorización firmada, un contacto de emergencia que pueda tomar decisiones y el certificado de rabia y vacunas al día. Envíelo antes del 1 de junio y otra vez cuando se pronostique una tormenta.

Pregunte a su ciudad o condado, porque las reglas locales deciden esto. Pueden aplicar requisitos de zonificación, control animal, recibo de impuesto de negocios, certificado de uso y construcción, y cambian según la dirección. Pregunte a cada oficina con su dirección exacta y la cantidad y el tipo de perros que tiene.

Hoy, llame a la oficina de manejo de emergencias de su condado y pregunte en qué zona está su dirección y cómo atienden a un grupo de perros de un negocio. Luego llame a dos destinos, consiga el cupo por escrito y envíe a sus clientes su política para tormentas, con el formulario de autorización, antes del 1 de junio.

• brevard.floridahealth.gov: Departamento de Salud de Florida en el condado de Brevard
• floridadisaster.org: enlaces de manejo de emergencias de cada condado
• floridadisaster.org: Florida Division of Emergency Management
• floridadisaster.org: Guía de Huracanes en español
• floridadisaster.org: hacer un plan de evacuación
• floridadisaster.org: lista de provisiones para desastres
• floridadisaster.org: Make a Pet Plan
• floridadisaster.org: página de refugios
• floridadisaster.org: refugiarse con una mascota
• floridadisaster.org: State Assistance Information Line (SAIL)
• floridahealth.gov: Departamento de Salud de Florida
• irs.gov: IRS
• martin.floridahealth.gov: Departamento de Salud de Florida en el condado de Martin
• pasco.floridahealth.gov: Pasco
• ready.gov: Ready.gov sobre preparación para huracanes
• sarasota.floridahealth.gov: Sarasota